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学会这几句短语 发传真写邮件小case

浏览量: 发布时间:2015-09-23 12:57 点击在线免费咨询

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学习资料

  职场新人在办公室除了听到电话铃就“心惊胆战”外,必定还会听到的两句话就是:“你发个传真过去吧”,“你email我就行”。发传真、写邮件是职场必备招式,不会这些,怎么混职场?
  1.发传真必备第一句:你能把它传真给我吗
  经典表达:
  Could you please fax the invoice/invitation/quotation to me?
  你能把发票/邀请函/报价单传真给我吗?
  举一反三:
  Would you like to fax XXX to me?
  Please send me a fax. My fax number is XXX.
  传真机号码的构成
  国内传真号码:区号(北京010,广州020,上海021,天津022,重庆023)+传真号码
  国际传真号码:国际代码(00)+国家代码(中国86,美国1,日本81,德国49)+区号(去掉区号前的0)+传真号码
  2.发传真必备第二句:我要给XXX发传真,请给我个信号。
  经典表达:
  I’m sending a fax to XXX. Please give me a signal.
  我要给XXX发传真,请给我个信号。
  举一反三:
  I guess there is something wrong with their fax machine. It is unavailable now. I’ll send it later.
  发传真一般步骤
  Step1:把要传真的纸张,一般有字的一面朝下(各传真机不同,请根据指示操作)放入传真机;
  Step2:拨号。
  (1)有单独的传真号码时:拨号,在电话接通后,听到“嘀”一声后,按启动键;传真机显示“send”状态后,放下话筒,听到“嘟”一声后,说明传真已发送完成。听到忙音,则重新拨号。
  (2) 电话和传真机共用一个号码时:拨号,在电话接通后,请对方给你一个传真信号,听到“嘀”一声后,按启动键;后面步骤同上。
  3.发传真必备第三句:传真已发,请查收。
  经典表达:
  I have faxed you XXX. Please have a check.
  我已经把XXX传真给您,请查收。
  举一反三:
  It would be great if you sign it and fax it back to me.
  有些文件需要对方在收到传真后签名、批注,那么就请对方稍后再把以签名或批注的传真再发还给你。
  4.发传真必备第四句:传真有些问题,请再发一次。
  经典表达:
  I have received your fax. But some pages were missing. Could you please fax it again?
  传真已收到,不过有缺页,请再发一次。
  举一反三:
  There were some pages too blurred to read. Please send it again.
  I’m afraid you have sent the wrong file. Could you check it and send it again?
  5.写邮件必备:详细信息我会发电邮告诉你。
  经典表达:
  I’ll email you tomorrow with the details.
  我明天发电邮说明详细信息。
  举一反三:
  I’ll send an email to the parties concerned ASAP.
  I’ll write an email to explain the details.
  Let me check the email and report to you later.
  外企邮件制度
  TO:收件人,主要阅读邮件的人。
  CC:CC的全名是Carbon Copy,即抄送。只要是和该邮件所涉及信息相关的人,需要了解该邮件信息的人都要去CC。
  BCC:BCC的全名是Blind Carbon Copy,即加密抄送。BCC一般用来放你的下属。
  FW:FW的全名是Foward,即转发。你在发邮件给某人的时候,同时转发给其他很多人。
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